Pour organiser une réunion de travail réussi, il faut une bonne préparation. Effectivement, un objectif mal cerné, une logistique défaillante, une mauvaise sélection des participants… peuvent avoir un impact sérieux sur l’efficacité du travail collectif. Dans cet article, nous allons vous donner des astuces pour bien préparer vos séances de travail de groupe. Une activité préalable grandement recommandé !

Déterminer l’objectif de la réunion

Avant de vous lancer dans la préparation, posez-vous d’abord la question “Quel sera l’objectif de cette rencontre ?”. Connaître l’objectif de la réunion vous permettra de mieux cerner les ressources auxquelles vous allez recourir pour exploiter le sujet. Comme exemple, la promotion d’un produit se fait avec les commerciaux et l’analyse de dysfonctionnement doit être menée avec des techniciens. Bien que l’objectif soit de prendre une décision dans l’immédiat, le groupe doit inclure un ou plusieurs décideurs. Ces participants peuvent ne pas être des spécialistes à la question. Notez qu’afin de conduire une réunion efficace, l’objectif doit se servir de fil conducteur au cours de la discussion.

Se décider du type de réunion

Il existe plusieurs types de réunion de travail : résolution de problème, réunion de créativité, réunion de service, réunion d’information…. le type de réunion choisi doit s’adapter à l’objectif déterminé au départ. Une rencontre dont le but étant de communiquer auprès de vos équipes ne s’abordera pas de la même manière qu’une autre dont l’objectif est de résoudre un problème.

Choisir les participants

Pour sélectionner les participants, vous devez poser les questions suivantes “qui sera en mesure de participer à l’atteinte de l’objectif ? Qui peut être un obstacle ?”. Cela vous permettra de connaître les bonnes personnes à inviter lors de la réunion et d’obtenir une équipe complète en adéquation avec le sujet abordé et les objectifs à atteindre. Vous devez ensuite planifier la réunion en s’assurant de la disponibilité de tous les participants, en choisissant la date et l’heure convenant à tout le monde et en procédant à l’envoi d’une confirmation officielle.

Déterminer le planning

Pour assurer le bon déroulement d’une réunion, des échanges et des communications, il faut élaborer au préalable un plan. Surtout lorsqu’on est indépendant ou en portage salarial. Celui-ci doit inclure les différentes phases et les différents sujets à aborder le moment venu. Le tout doit être mentionné dans l’ordre du jour, en positionnant les sujets prioritaires en première partie. Afin d’éviter de passer des heures sur une même phase, vous pouvez lier des durées de travail pour chaque phase. Cela vous permettra également d’éviter les débordements d’un sujet au détriment d’un autre.

Préparer les documents et les matériels

Définissez au préalable les documents indispensables pour tenir la réunion ainsi que les échantillons de produits et les différents matériels à utiliser… N’oubliez d’établir un support de présentation avec PowerPoint pour mieux présenter les sujets, les objectifs, les produits ou services à promouvoir… Cette application est toujours nécessaire lors d’une réunion.  Vous devez également vous organiser en avance niveau logistique : tableau blanc, rétroprojecteurs, etc. C’est toujours gênant de perdre du temps au cours de la réunion en palliant à un manque de préparation.

Utiliser un vinyle adhésif à accrocher au mur

C’est simple mais efficace. Avant le jour J, vous pouvez placer un vinyle adhésif au mur de la pièce afin de rappeler les ordres du jour et les objectifs à atteindre. Il est également efficace pour proposer une solution et écrire les solutions proposées par les autres participants, mais encore pour prendre note des idées intéressantes échangées tout au long de la rencontre.

Une fois ces choses faites, vous êtes prêts à diriger une réunion de travail de manière efficace.